Di era digital yang serba cepat, berbagi dokumen dalam format yang universal dan mudah diakses menjadi sangat penting. Salah satu format yang paling populer untuk tujuan ini adalah Portable Document Format (PDF). PDF memastikan bahwa tata letak, font, dan gambar dokumen Anda tetap konsisten terlepas dari perangkat atau sistem operasi yang digunakan oleh penerima. Microsoft Word 2016, sebagai salah satu versi perangkat lunak pengolah kata yang banyak digunakan, menawarkan beberapa cara mudah untuk mengubah dokumen Anda menjadi format PDF.

Artikel ini akan membahas secara mendalam berbagai metode yang bisa Anda gunakan untuk mengubah dokumen Word 2016 menjadi PDF, mulai dari fitur bawaan hingga opsi online. Kami juga akan menyertakan tips dan trik untuk memastikan hasil konversi yang optimal.

Mengapa Mengubah Word Menjadi PDF?

Sebelum kita menyelami cara-cara konversinya, mari kita pahami mengapa PDF begitu disukai:

• Konsistensi Tampilan: Ini adalah alasan utama. PDF menjaga tampilan dokumen Anda persis seperti yang Anda lihat di layar. Font, tata letak, gambar, dan elemen lainnya akan tetap sama di mana pun dokumen itu dibuka. Ini sangat krusial untuk dokumen penting seperti CV, proposal, laporan, atau materi publikasi.
• Keamanan: PDF menawarkan opsi keamanan yang lebih baik dibandingkan dengan format dokumen asli. Anda dapat mengatur kata sandi untuk membuka, mengedit, atau mencetak dokumen, sehingga melindungi informasi sensitif Anda.
• Ukuran File yang Efisien: Meskipun tidak selalu, PDF seringkali menghasilkan ukuran file yang lebih kecil daripada dokumen Word, terutama jika dokumen tersebut berisi banyak gambar atau objek kompleks. Ini memudahkan pengiriman melalui email atau unggah ke platform online.
• Aksesibilitas Universal: Hampir semua perangkat dan sistem operasi memiliki pembaca PDF gratis yang sudah terpasang atau mudah diunduh. Ini berarti penerima dokumen Anda tidak perlu memiliki perangkat lunak pengolah kata tertentu untuk membukanya.
• Kemudahan Pencetakan: PDF dirancang untuk mencetak dengan akurat, memastikan bahwa apa yang Anda lihat di layar adalah apa yang akan Anda dapatkan di atas kertas.

Metode 1: Menggunakan Fitur "Save As" (Simpan Sebagai) di Word 2016

Ini adalah cara paling langsung dan direkomendasikan untuk mengubah dokumen Word 2016 menjadi PDF. Word 2016 memiliki fungsionalitas bawaan untuk menyimpan dokumen dalam format PDF.

Langkah-langkah:

1. Buka Dokumen Anda: Buka dokumen Microsoft Word 2016 yang ingin Anda ubah menjadi PDF.
2. Klik Tab "File": Arahkan kursor Anda ke pojok kiri atas jendela Word dan klik tab File.
3. Pilih "Save As" (Simpan Sebagai): Di menu File, pilih opsi Save As.
4. Pilih Lokasi Penyimpanan: Akan muncul opsi untuk memilih lokasi di mana Anda ingin menyimpan file PDF Anda. Anda bisa memilih "This PC" (PC Ini) untuk menyimpan di komputer Anda, atau "Browse" (Jelajahi) untuk menelusuri folder tertentu.
5. Pilih Format PDF: Di jendela "Save As" yang muncul, Anda akan melihat kotak drop-down di samping "Save as type" (Simpan sebagai tipe). Klik kotak ini dan gulir ke bawah hingga Anda menemukan opsi *PDF (.pdf)**. Pilih opsi ini.
6. Beri Nama File: Masukkan nama yang diinginkan untuk file PDF Anda di kotak "File name" (Nama file).
7. Opsi Tambahan (Opsional):
   • "Save as type" (Simpan sebagai tipe): Pastikan ini sudah terpilih sebagai PDF.
   • "Optimize for" (Optimalkan untuk): Di bawah opsi "Save as type", Anda akan menemukan pilihan "Optimize for". Ada dua pilihan utama:
     • Standard (standard (publishing online and printing)): Pilihan ini menghasilkan kualitas terbaik dan cocok untuk dicetak atau dibagikan secara online. Ukuran file mungkin sedikit lebih besar.
     • Minimum size (minimum size (publishing online)): Pilihan ini akan mengoptimalkan dokumen untuk ukuran file yang lebih kecil, yang ideal untuk pengiriman email atau jika Anda memiliki batasan ruang penyimpanan. Kualitas visual mungkin sedikit berkurang, tetapi biasanya masih sangat baik untuk sebagian besar kebutuhan.
   • "Options…" (Opsi…): Klik tombol Options… di bagian bawah jendela "Save As" untuk mengontrol lebih lanjut proses konversi. Di sini Anda dapat:
     • Page range (Rentang Halaman): Memilih apakah Anda ingin menyimpan semua halaman, halaman saat ini, atau rentang halaman tertentu.
     • Include non-printing information (Sertakan informasi non-pencetakan): Menentukan apakah akan menyertakan catatan, properti dokumen, atau tagibilitas.
     • PDF options (Opsi PDF): Mengatur bagaimana informasi seperti tautan, bookmark, atau komentar akan disertakan dalam PDF.
     • Security (Keamanan): Anda dapat mengatur kata sandi untuk membuka dokumen, atau membatasi izin cetak dan pengeditan.
8. Klik "Save" (Simpan): Setelah semua pengaturan selesai, klik tombol Save untuk menyimpan dokumen Anda sebagai file PDF.

Metode 2: Menggunakan Fitur "Export" (Ekspor) di Word 2016

Mirip dengan "Save As", fitur "Export" juga merupakan cara yang efisien untuk membuat file PDF. Fitur ini dirancang khusus untuk membuat file yang siap dibagikan atau didistribusikan.

Langkah-langkah:

1. Buka Dokumen Anda: Buka dokumen Word 2016 yang ingin Anda konversi.
2. Klik Tab "File": Klik tab File di pojok kiri atas.
3. Pilih "Export": Di menu File, pilih opsi Export.
4. Pilih "Create PDF/XPS Document": Di panel sebelah kiri yang muncul, pilih Create PDF/XPS Document.
5. Klik Tombol "Create PDF/XPS": Di panel sebelah kanan, klik tombol besar Create PDF/XPS.
6. Jendela "Publish as PDF or XPS": Jendela yang sama dengan "Save As" akan muncul. Di sini Anda akan memilih nama file dan lokasi penyimpanan.
7. Pilih Format PDF: Pastikan "Save as type" (Simpan sebagai tipe) sudah terpilih sebagai *PDF (.pdf)**.
8. Opsi Optimasi dan Lainnya: Anda akan melihat opsi "Optimize for" (Optimalkan untuk) yang sama seperti pada metode "Save As" (Standard atau Minimum size). Tombol Options… juga tersedia di sini untuk pengaturan lanjutan.
9. Klik "Publish" (Publikasikan): Setelah selesai, klik tombol Publish untuk membuat file PDF Anda.

Perbedaan Singkat Antara "Save As" dan "Export":

Secara fungsional, kedua metode ini sangat mirip untuk konversi PDF di Word 2016. "Export" mungkin sedikit lebih intuitif karena dirancang khusus untuk membuat format file yang berbeda dari format asli. Namun, pada dasarnya, keduanya melakukan tugas yang sama yaitu mengubah dokumen Word menjadi PDF dengan opsi yang serupa.

Metode 3: Menggunakan "Print to PDF" (Cetak ke PDF)

Fitur "Print to PDF" adalah cara yang sangat berguna jika Anda ingin "mencetak" dokumen Anda ke format file alih-alih ke printer fisik. Ini pada dasarnya adalah printer virtual.

Langkah-langkah:

1. Buka Dokumen Anda: Buka dokumen Word 2016.
2. Klik Tab "File": Klik tab File.
3. Pilih "Print": Di menu File, pilih opsi Print.
4. Pilih Printer "Microsoft Print to PDF": Di bagian "Printer", Anda akan melihat daftar printer yang tersedia. Cari dan pilih Microsoft Print to PDF. Jika Anda tidak melihatnya, kemungkinan Anda menggunakan versi Windows yang lebih lama atau perlu mengaktifkannya melalui "Control Panel" > "Programs and Features" > "Turn Windows features on or off" > centang "Microsoft Print to PDF".
5. Sesuaikan Pengaturan Cetak (Opsional): Anda dapat menyesuaikan pengaturan cetak seperti orientasi halaman (portrait/landscape), ukuran kertas, dan margin jika diperlukan.
6. Klik "Print": Klik tombol Print.
7. Jendela "Save Print Output As": Sebuah jendela akan muncul meminta Anda untuk memilih lokasi dan nama file untuk file PDF Anda.
8. Beri Nama dan Simpan: Masukkan nama file dan pilih lokasi penyimpanan, lalu klik Save.

Kelebihan "Print to PDF":

• Kompatibilitas Luas: Sangat berguna jika Anda ingin memastikan dokumen terlihat persis sama di berbagai versi PDF atau jika Anda mengalami masalah dengan fitur "Save As" atau "Export".
• Kontrol Tata Letak: Anda dapat mengontrol tata letak secara lebih detail melalui pengaturan cetak sebelum menyimpan ke PDF.

Kekurangan "Print to PDF":

• Tidak Menyimpan Informasi Interaktif: Fitur ini mungkin tidak mempertahankan tautan yang dapat diklik atau bookmark dengan cara yang sama seperti metode "Save As" atau "Export".

Metode 4: Menggunakan Konverter PDF Online (Jika Diperlukan)

Meskipun Word 2016 memiliki fitur bawaan yang sangat baik, terkadang Anda mungkin memerlukan solusi online, terutama jika Anda tidak memiliki akses ke Word 2016 atau ingin melakukan konversi cepat dari komputer yang berbeda.

Cara Kerjanya:

Anda mengunggah dokumen Word Anda ke situs web konverter, dan situs tersebut akan mengubahnya menjadi PDF, kemudian Anda dapat mengunduh file PDF yang dihasilkan.

Beberapa Situs Konverter Populer:

• Adobe Acrobat Online: Situs resmi dari pembuat PDF.
• Smallpdf: Menawarkan berbagai alat PDF gratis, termasuk konverter Word ke PDF.
• iLovePDF: Pilihan populer lainnya dengan berbagai fungsi PDF.
• Zamzar: Mendukung konversi berbagai jenis file.

Langkah-langkah Umum:

1. Buka Browser Web: Buka browser web Anda dan kunjungi salah satu situs konverter PDF online.
2. Pilih Opsi Konverter Word ke PDF: Cari opsi "Word to PDF" atau "Convert Word to PDF".
3. Unggah Dokumen Anda: Klik tombol "Choose File" (Pilih File) atau seret dan lepas dokumen Word Anda ke area unggah yang disediakan.
4. Mulai Konversi: Klik tombol "Convert" (Konversi).
5. Unduh File PDF: Setelah konversi selesai, Anda akan diberikan tautan untuk mengunduh file PDF Anda.

Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Menggunakan Konverter Online:

• Keamanan Data: Pastikan Anda menggunakan situs web yang terpercaya. Baca kebijakan privasi mereka jika Anda khawatir tentang data Anda. Hindari mengunggah dokumen yang sangat rahasia ke situs yang tidak dikenal.
• Kualitas Konversi: Kualitas konversi bisa bervariasi antar situs. Beberapa mungkin mempertahankan tata letak dan font dengan lebih baik daripada yang lain.
• Batasan Gratis: Banyak situs menawarkan konversi gratis dengan batasan jumlah file per hari atau ukuran file.

Tips untuk Hasil Konversi PDF yang Optimal

1. Periksa Kembali Dokumen Word Anda: Sebelum mengonversi, pastikan dokumen Word Anda sudah dalam keadaan final. Periksa kesalahan ketik, tata letak, dan pastikan semua gambar serta tabel ditampilkan dengan benar.
2. Gunakan Font Standar atau Tertanam: Jika Anda menggunakan font yang tidak umum, pastikan font tersebut terinstal di sistem Anda atau pertimbangkan untuk menyematkan (embed) font ke dalam dokumen PDF saat menyimpan. Opsi "Save As" dan "Export" di Word biasanya menangani penyematan font secara otomatis jika Anda memilih opsi "Standard".
3. Optimalkan Gambar: Gambar dengan resolusi terlalu tinggi dapat membuat ukuran file PDF menjadi sangat besar. Jika ukuran file menjadi masalah, pertimbangkan untuk mengompres gambar sebelum menyimpannya ke PDF atau gunakan opsi "Minimum size" saat menyimpan.
4. Gunakan Opsi Keamanan: Jika dokumen Anda berisi informasi sensitif, jangan lupa untuk menggunakan opsi keamanan seperti kata sandi untuk membuka atau membatasi izin cetak/edit.
5. Uji Coba Hasil PDF: Setelah mengonversi, buka file PDF Anda di beberapa pembaca PDF yang berbeda (misalnya, Adobe Reader, browser web) untuk memastikan tampilannya konsisten.
6. Pertimbangkan "Mark as Final" (Tandai Sebagai Final): Jika Anda ingin mencegah orang lain mengedit dokumen setelah dikonversi, Anda bisa menggunakan fitur "Mark as Final" di Word sebelum menyimpannya ke PDF. Ini akan membuat dokumen menjadi read-only dan menampilkan pesan bahwa dokumen telah ditandai sebagai final.

Kesimpulan

Mengubah dokumen Word 2016 menjadi PDF adalah proses yang mudah dan dapat dilakukan dengan beberapa cara yang berbeda. Menggunakan fitur "Save As" atau "Export" bawaan di Word 2016 adalah metode yang paling direkomendasikan karena memberikan kontrol terbaik atas kualitas dan opsi konversi. Fitur "Print to PDF" juga merupakan alternatif yang kuat, terutama untuk menjaga konsistensi tampilan. Sementara itu, konverter online dapat menjadi solusi yang berguna dalam situasi tertentu.

Dengan memahami berbagai metode dan tips yang dibahas dalam artikel ini, Anda dapat dengan percaya diri mengubah dokumen Word 2016 Anda menjadi format PDF yang profesional, aman, dan dapat diakses oleh siapa saja, kapan saja. Ini akan membantu Anda dalam berbagai keperluan, mulai dari berbagi informasi penting hingga memastikan bahwa karya Anda terlihat persis seperti yang Anda inginkan di mana pun dokumen itu dilihat.